Letzte Aktualisierung: Juli 2025

1. Verantwortliche Stelle

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle über die Acturio-Plattform bereitgestellten Dienste. Verantwortlich für die Datenverarbeitung:
Innosirius UG (haftungsbeschränkt)
Savas Akaygün
Stuttgarter Straße 13
70806 Kornwestheim
Deutschland
Telefon: +49 178 6895128
E-Mail: support@acturio.de

2. Erhobene und verarbeitete Daten

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung und Verbesserung unserer Dienstleistungen erforderlich ist. Rechtsgrundlagen gemäß DSGVO sind Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f.

• Nutzeridentifikation und Authentifizierung (über Google OAuth)
• E-Mail-Kommunikation und Benachrichtigungen
• Dokumentenverarbeitung und KI-gestützte Funktionen
• Fehlerprotokollierung und Plattformüberwachung
• Suchfunktionen und Dokumentenindexierung
• Chats und Echtzeit-Kommunikation

3. Einsatz externer Dienstleister

Für den sicheren und stabilen Betrieb der Plattform setzen wir folgende, DSGVO-konforme Drittanbieter ein:

• Google OAuth & Gmail API: Nutzer-Authentifizierung und E-Mail-Versand über Ihr Google-Konto. Zugriff nur nach ausdrücklicher Einwilligung.
• Sentry (EU): Fehlerprotokollierung und Überwachung. Es werden ausschließlich technische Metadaten gespeichert.
• Brevo (Frankreich): Versand von transaktionalen E-Mails (z. B. Systembenachrichtigungen).
• Laravel Cloud (EU): Hosting der Backend-Server ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU.
• AWS S3 (EU): Speicherung von hochgeladenen Dateien in europäischen Regionen.
• KI-Modell (EU): Acturio verwendet das KI-Modell von OpenAI über deren API. Die Datenverarbeitung findet ausschließlich in europäischen Rechenzentren statt, erfolgt transient ohne Speicherung und wird nicht für Trainingszwecke verwendet.
• Vercel (EU): Hosting der Frontend-Anwendung in europäischen Regionen.
• Neon.tech (EU): Datenbankhosting mit vollständiger Speicherung innerhalb der EU.
• Meilisearch (Frankreich): Bereitstellung von Suchfunktionen und Indexierung der Dokumente.
• Stream Chat (EU): Infrastruktur für Chats und Echtzeit-Kommunikation.

4. Nutzung des KI-Modells

Für KI-gestützte Dokumentenfunktionen verwenden wir ein durch Acturio betriebenes, OpenAI-basiertes Modell mit folgenden Datenschutzmaßnahmen:

• Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern in der EU
• Keine Speicherung der Eingabedaten
• Keine Verwendung zur Modellverbesserung oder zum Training
• AES-256-Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen

5. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke oder gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Nutzer können gespeicherte Dateien jederzeit selbstständig löschen oder eine vollständige Löschung beauftragen.

6. Internationale Datenübermittlungen

Sollte eine Datenverarbeitung außerhalb der EU erfolgen, gewährleisten wir ein angemessenes Datenschutzniveau durch Standardvertragsklauseln (SCC) und technische Sicherheitsmaßnahmen.

7. Datensicherheit

Wir setzen umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO ein:

• Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung
• Regelmäßige Sicherheitsaudits
• Zugriffskontrollen und Berechtigungskonzepte
• Incident-Management-Prozesse

8. Ihre Rechte

Betroffene Personen haben folgende Rechte gemäß DSGVO:

• Auskunft über gespeicherte personenbezogene Daten (Art. 15)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
• Löschung (Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen Verarbeitung (Art. 21)
• Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Für Anfragen wenden Sie sich bitte an: support@acturio.de

9. Aktualisierungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen rechtlicher oder technischer Gegebenheiten anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist jederzeit auf dieser Seite abrufbar.

Bei Fragen zum Datenschutz kontaktieren Sie uns bitte jederzeit.